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Wie Digitalisierung die Qualitätssicherung verändert

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15. September 2020

Verfasst von:

Jan Kukulies
Jan Kukulies

Workflows digitalisieren – Kosten reduzieren

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3 vermeintliche und 3 eigentliche Gründe, warum es Sinn macht, Workflows zu digitalisieren, um dadurch auch Kosten zu reduzieren

Im Laufe der letzten Jahre gewinnt das Thema Digitalisierung zunehmend an Interesse. Dies lässt sich unter anderem auch daran festhalten, dass die Suchvolumina zu Begriffen rund um die Digitalisierung zugenommen haben, wie die nachfolgende Abbildung zeigt.

Der Begriff Digitalisierung wird seit 2004 stärker bei der Google Suche verwendet


Insbesondere im Zeitraum der letzten 5 Jahre hat der Begriff der Digitalisierung an Interesse gewonnen. Dabei ist bemerkenswert, dass der nahestehende Begriff der digitalen Transformation zwar ebenfalls an Bedeutung gewonnen hat, allerdings im Verhältnis zum Suchbegriff der Digitalisierung nur geringfügig an Aufmerksamkeit gewinnt.

Digitization, Digitalization, Digital Transformation

Doch was steckt eigentlich hinter den Begriffen der Digitalisierung und Digitalen Transformation und warum sollte man sich als Unternehmen eingehender damit beschäftigen? Auf die erste dieser beiden Fragen liefert ein Fachartikel des renommierten US-amerikanischen IT-Experten Jason Bloomberg die entsprechenden Antworten. Er unterscheidet im Wesentlichen 3 Begrifflichkeiten, für die es im deutschsprachigen Raum nur bedingt eine Übersetzung gibt: Digitization, Digitalization und Digital Transformation.


Jason Bloombergs Begriffe: Digitization, Digitalization, Digital Transformation


Der erste Begriff der Digitization, für den es im Deutschen kein passendes Äquivalent gibt (Mutige Neologisten bedienen sich des umständlichen Begriffs der „Digitisierung“), umfasst den Vorgang, bei dem Unternehmen Daten aus Workflows und Prozessen in digitaler statt analoger Form erfassen. Ein einfaches Beispiel hierfür stellt die Umstellung der Erfassung von Produktionsfehlern mithilfe einer Fehlersammelkarte (Stift & Papier) auf eine digitale Erfassung (z.B. via Microsoft Excel oder einer entsprechenden Software, z.B. SmartQM) dar.

Weiterhin gibt es neben dem ersten Begriff der Digitization nach Bloomberg auch den eigentlichen Begriff der Digitalization. Dieser umschreibt den Einsatz digitaler Technologien, um Workflows im Unternehmen zu „digitalisieren“. Somit baut der Begriff der Digitalization auf der Digitization auf, geht jedoch einen Schritt weiter, indem Geschäftsabläufe und Prozesse durch digitale Technologien signifikant verändert werden. Ein Beispiel für die Digitalization stellt der Einsatz von RFID-Technologie in Kombination mit einem Softwaresystem zur Auftragsverfolgung und -steuerung in der Produktion dar. Dabei wird der eigentliche Prozess mithilfe von digitalen Technologien deutlich verändert.

Der abschließende Begriff der Digital Transformation beschreibt die Veränderung des unternehmerischen Geschäftsmodells auf Basis von Digitization und Digitalization. Ein Beispiel hierfür ist ein Hersteller von Sensoren (Hardware), der aufgrund von wachsenden Möglichkeiten im Bereich der Datenauswertung seinen Kunden softwarebasierte Dienstleistungen mithilfe der Sensordaten bereitstellt.

Workflows digitalisieren – vermeintliche Gründe

Nun möchten wir auch noch die zweite Frage beantworten, warum man sich als Unternehmen stärker mit dem Themenfeld der Digitalisierung beschäftigen sollte. Jedoch stellt man genau bei der Frage nach dem warum häufig fest, dass im Unternehmen die eigentlichen Beweggründe für die Workflow-Digitalisierung nicht ausreichend transparent bzw. kommuniziert sind. Nachfolgend haben wir 3 vermeintliche Gründe zusammengestellt, die leider noch zu häufig angetroffen werden.

Vermeintlicher Grund 1: „Die anderen machen es ja auch.“
Kind hilft den Rasen zu mähen


Der Grund für die Digitalisierung sollte nicht darin liegen, dass andere Unternehmen nun auch mit der Digitalisierung von Workflows und Prozessen anfangen und man aus diesem Grunde mithalten muss. Zugegeben: Es wird schon berechtigte Motivation geben, wenn immer mehr Unternehmen die Digitalisierung von Workflows vornehmen. Allerdings sollte der Blick zum Nachbar-Unternehmen nicht der Auslöser sein, sich Workflows zu digitalisieren.

Vermeintlicher Grund 2: „Digitalisierung ist ein Begeisterungsmerkmal.“
Daniel Düsentrieb macht mit seinem Helferlein ein Experiment


Ja, Digitalisierung kann Begeisterung auslösen. Zuerst allerdings in den technikaffinen Bereichen bzw. Mitarbeitern im Unternehmen. Diejenigen, die keine übermäßige Begeisterung für Softwaresysteme entwickeln, stellen sich daher weiterhin die Frage, warum Workflows im Unternehmen digitalisiert werden sollten. Folglich bleibt auch bei diesem Argument die Frage nach dem „Warum?“ unbeantwortet.

Vermeintlicher Grund 3: „Das Management möchte das jetzt.“
SmartQM-Blog-Geschäftsmann


Der dritte vermeintliche Grund ist die von oben aufgedrückte Digitalisierung. Auch hier gilt, dass das Management sicherlich eine tieferliegende Motivation hat, Workflows zu digitalisieren, allerdings muss diese ausreichend kommuniziert werden.

Workflows digitalisieren – eigentliche Gründe

Hinter den 3 vorgenannten vermeintlichen Gründen, Workflows zu digitalisieren, verbergen sich durchgehend auch die eigentlichen Gründe. Denn betrachtet man die Digitalisierung aus einer unternehmerischen Perspektive, so sollten Digitalisierungsbestrebungen immer dazu führen, einen Beitrag zu mindestens einer Dimension des magischen Zieldreiecks aus Zeit, Kosten und Qualität zu leisten.

Beziehung zwischen Zeit, Qualität, Kosten


Hier sieht man, dass die o.g. vermeintlichen Gründe ggf. auch auf dieser Annahme beruhen, jedoch können Digitalisierungsmaßnahmen erst dann erfolgreich sein und als erfolgreich kommuniziert werden, wenn ihr Beitrag zu den drei elementaren Zielgrößen transparent wird.

Eigentlicher Grund 1: Zeit einsparen

Ein wesentlicher Grund zur Digitalisierung von Workflows stellt die Einsparung von Prozesszeiten dar. Durch digitalisierte Prozesse lassen sich insbesondere Wartezeiten für den Transport von Informationen reduzieren und ggf. unnötige Rückschleifen in Workflows vermeiden. Daher führt bei richtiger Anwendung die Digitalisierung dazu, Vorgänge im Unternehmen deutlich zu beschleunigen. Dies kann zudem positive Auswirkungen auf die Kosten haben, z.B. wenn durch die ursprünglichen Workflows Kapazitäten von Mitarbeitern gebunden waren, die nun für andere (sinnvollere) Arbeiten genutzt werden können. Ein Beispiel hierfür stellt die beschleunigte Erfassung von Fehlermeldungen per Smartphone-App dar, mit der eine vollständige Dokumentation der Qualitätskontrolle in ca. 10 Sekunden (statt ursprünglich über 60 Sekunden) vorgenommen werden kann.

Eigentlicher Grund 2: Qualität steigern

Weiterhin kann die Digitalisierung von Workflows dafür sorgen, die Qualität von Prozessen im Unternehmen zu steigern. Dies macht sich beispielsweise bemerkbar, wenn zuvor fehleranfällige Workflows nun durch eine digitalisierte Lösung weniger Angriffsfläche für menschliches Versehen bieten. Wurden in konventionellen Prozessen und Arbeitsabläufen bisher Informationen nicht und fehlerbehaftet dokumentiert, so kann ein digitalisierter Workflow dazu beitragen, fehlende (oder fehlerhafte) Informationen auszuschließen. Auch hier gilt das Beispiel der App- bzw. softwaregestützten Dokumentation der Qualitätskontrolle, bei der automatisch geprüft wird, ob alle notwendige Information vorhanden und widerspruchsfrei sind.

Eigentlicher Grund 3: Kosten reduzieren

Zu guter Letzt gibt es den dritten wesentlichen Grund, einen Workflow zu digitalisieren: Kosten reduzieren. Jeder Prozess verursacht direkte Kosten und ggf. auch Folgekosten. Zu den Kosten zählen bei manuellen Workflows insbesondere Personalkosten, jedoch auch Kosten für Betriebsmittel und (IT-)Infrastruktur. Für letztere führt die Digitalisierung von Workflows üblicherweise dazu, dass Kosten für IT-Systeme zunächst nicht direkt reduziert werden, sondern ansteigen. Somit sollte ein digitaler Workflow dazu führen, dass sich IT-Kosten nur leicht erhöhen, andere prozessbezogene Kosten (z.B. Personalkosten oder Folgekosten) jedoch deutlich reduziert werden können.

Auch hier kann das Beispiel eines digitalisierten Workflows für die Qualitätskontrolle genannt werden. Durch den Einsatz einer digitalen, technologiebasierten Lösung können Personalkosten dadurch gesenkt werden, indem der Prozess schneller (siehe Grund 1) und weniger fehleranfällig (siehe Grund 2) ausgeführt werden können und somit Kapazitäten für andere Aufgaben in der Qualitätssicherung zur Verfügung stehen. Zudem kann die Digitalisierung des Workflows dazu führen, langfristig Qualitätskosten einzusparen. Denn durch einen wirksamen digitalisierten Prozess zum Fehlermanagement können interne und externe Fehlerkosten deutlich reduziert werden.

Schafft man es, im Unternehmen relevante Workflows zu digitalisieren und damit Kosten zu reduzieren, führt dies langfristig zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, da durch die Digitalisierung die Kostenstruktur des Unternehmens nachhaltig verändert wird. So hat die Digitalisierung einen unternehmerischen Mehrwert und erfährt hierdurch auch eine klare Berechtigung.

Fazit: Workflow digitalisieren – Kosten reduzieren

Das Themenfeld der Digitalisierung bietet Unternehmen verschiedene Chancen. Aus diesem Grund befassen sich immer mehr Unternehmen mit der Thematik. Erfolg bei der Digitalisierung setzt jedoch schon bei der Motivation an, mit der im Unternehmen über Digitalisierung gesprochen wird. Dabei sollte man sich stets an unternehmerischen Zielsetzungen orientieren und prüfen, inwiefern durch digitalisierte Workflows auch wirtschaftliche Mehrwerte erzielt werden können. Denn erst wenn die Digitalisierung dazu beiträgt, Prozesse zu beschleunigen, Abläufe zu verbessern und Kosten zu reduzieren, findet sie ausreichend Berechtigung und Akzeptanz im Unternehmen.